关于做好2019届毕业生学籍档案收集整理工作的通知
发布人:余国辉  发布时间:2019-06-05   浏览次数:136

各学院:

2019届毕业生学籍档案收集整理工作已开始,请各学院兼职档案员按照整理归档要求,认真做好毕业生成绩表、学籍卡、学生信息卡等档案的收集整理工作,并于9月底前移交档案馆。有关要求具体如下:

一、毕业生成绩表整理归档要求

1.组卷:毕业生成绩表经教务处审核盖章后,统一按专业、分班级、按学号从小到大排列好(留级生的成绩放在本班后面),相同专业的每两个班组为一卷;只有一个班则单独组为一卷;如该专业有3个班,前2个班为一卷,第3个班单独组一卷。

2.编页:在组成的每一卷中均从“1”开始按流水号编写页码;有文字的编为一页,空白页不编号;单面的在右下角编写页码;双面的正面(第一、二学年所在页为正面)在右下角编写页码,背面在左下角编写页码。一律使用黑色水笔编页。

3.装订:档案馆需在左侧装订毕业生成绩表,为此要求学院打印成绩时应在左边留好装订位置。成绩表上的“该生各科学业成绩及格,准予毕业”“授予学士学位”盖章尽量远离装订处,以免字样被装订。

4.移交:学院移交成绩表时需提交《学生成绩表移交清单》(见附件1)一式两份,签字盖章后双方各存一份。同时需将《学生成绩表移交清单》的电子稿发给档案馆江红菊老师OA邮箱,要求电子稿中学生名单的排列顺序与纸质材料一致。

二、毕业生学籍卡整理归档要求

1.毕业生学籍卡组卷、编页、装订参照上述学生成绩表整理归档要求。

2.毕业生学籍卡归档流程:

1)学院教务员在教务系统打印学籍卡(教务处会在系统中录入学生基本信息、学籍异动和处分信息);

2)学院教务员审核学生毕业和学位信息无误后盖章;

3)学院学工处填写部分信息(如毕业中学、生源地、通讯地址和奖励情况)并盖学院公章;

4)学院教务员检查学籍卡上的公章和信息是否齐全,然后按照成绩表整理要求进行组卷、编页和归档。

3.学院移交学籍卡时需提交《学籍卡移交清单》(见附件2)一式两份,签字盖章后双方各存一份。同时需将《学籍卡移交清单》的电子稿发给档案馆江红菊老师OA邮箱,要求电子稿中学生名单的排列顺序与纸质材料一致。

三、学生信息卡(2015/2019届)整理归档要求

1.组卷:学生卡片按每个自然班组为一卷,按学号顺序从小到大排列,留级生的成绩放在本班后面。

2.编页:每一卷从“1”开始按流水号编写页码,正反面编号,正面(有照片的为正面)在右下角编写页码,背面在左下角编写页码。一律使用黑色水笔编页。

3.移交:学院移交学生信息卡时需提交《学生信息卡移交清单》(见附件3)一式两份,签字盖章后双方各存一份。同时需将《学生信息卡移交清单》的电子稿发给档案馆江红菊老师OA邮箱,要求电子稿中学生名单的排列顺序与纸质材料一致。

四、毕业生集体照整理归档要求

1.毕业生集体照归档包括纸质照片(含电子版)、文字说明两部分。

1)每张纸质照片正面上方应题写学院(系)名称、届、专业、班级毕业留念字样及摄制时间;

2)文字说明是指每张纸质照片背面应附座位对应的师生名单(领导和老师请注明现任职务),要求将文字说明打印塑封于纸质照片背面。

2.归档范围:毕业生学院、专业、班级合影照片。

3.要求毕业照的纸质版与电子版同时归档。

4.填写并提交《照片移交清单》(见附件4)一式两份,签字盖章后双方各存一份。

  

  

东华理工大学档案馆

201964

  

附表1、2、3、4.doc