档案馆概况
   
 
档案馆简介

档案馆概况

1956年建校以后,学校档案工作由校长办公室文秘人员负责;19841月成立了档案室(科级机构),管理文书档案和科技档案,档案室隶属于校长办公室领导;20039月成立档案馆,它既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用学校档案服务的基地和信息中心。档案馆现设综合档案科、人事档案科。综合档案科负责全校党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像和实物类等档案的管理,人事档案科负责全校人事档案的管理。

奖励表彰

1996年学校档案工作通过核工业总公司办公厅档案工作目标管理达标考评,199812月学校被授予部级档案管理单位,200512月经省档案局和省教育厅联合组成的考评组验收,学校以97.5分的好成绩顺利晋升为科技事业单位档案管理国家二级单位。20071月干部人事档案管理又顺利通过了国家一级单位的考评。2006年被省教育厅评为全省高校档案工作先进集体,2008年学校先后被省教育厅、省档案局评为全省档案工作优秀集体、全省高校档案工作评估先进集体,20092012年分别被评为全省高校档案工作先进集体。

队伍建设

档案馆现有专职工作人员7人,其中副高职称3人,中级职称2人,获硕士学位1人。确定了各职能部门和学院档案工作负责人,配备了兼职档案员50多名,并明确了二级单位档案负责人和兼职档案员的工作职责,建立了岗位责任制,形成了一支比较稳定的专兼职人员相结合的档案人员队伍。

硬件设备

档案馆现有面积580平方米,实现了库房、阅览室、办公室三室分开。档案库房全部配有空调、温湿度表,档案柜每年定期更换防虫霉药。库房干净整洁,防火、防光、防尘、防虫霉、防盗、防高温、防高湿等八防措施基本到位。学校还加大了对档案基础设施建设的投入,安装了防盗门、紫外线监控器和避光窗帘,更新了消防器材,配置了计算机、刻录机、扫描仪、复印机、数码照相机、防磁柜、服务器、传真机等。

档案管理

档案馆不断健全制度,加强内部管理,尤其注重在强炼内功、塑造形象、丰富馆藏、做好服务上下功夫,加大了对档案业务的规范管理。2015年,根据教育部27号令《高等学校档案管理办法》和中组部颁发的干部人事档案改版的相关文件精神,结合工作实际,档案馆对原有的档案管理规章制度进行了补充、修改和完善,现汇编成《东华理工大学档案管理规章制度汇编》,汇编立足实践,操作性强,有利提高学校档案的归档率和合格率,进一步提升档案管理水平。

档案资源建设

在档案的收集和归档中,坚持“以我为主”的原则,每年都能定期将学校各方面形成的档案资料收集齐全,严格按照规范整理归档。还及时做好重大活动中产生的档案的收集和归档工作。

目前学校档案包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物及人事等十二个门类。1956年至1985年学校综合类档案按年度分文书类、科技类两类;1986年至今综合类档案是按年度分问题(实体分类法)进行分类。2001年文书档案采取了改卷立件方法,实行以件为保管单位,其它类档案仍实行立卷管理。馆藏档案共有2个全宗,各类档案合计近3万卷1万件(以件为保管单位)。这些档案资料真实地反映了东华理工大学创建、变迁、建设及发展的历程。

档案利用

本着“收”“用”并重、“为用而管”的工作理念,档案馆充分挖掘档案信息资源,不仅在网上提供档案信息查询,还通过信函、电话、Email、网站留言板等途径,主动为师生提供档案利用服务,几年来为学校工作查考、编史、学术研究、科研项目申报、基本建设、对外宣传、教工职称评定和晋升工资、解决各种人事矛盾纠纷、军工文化基地评估、就业评估、党建评估、法律诉讼、干部选拔及毕业生就业、考研、出国进修等提供了大量的凭证和依据材料,得到了利用者的好评,产生了良好的社会效益。在档案管理的日常工作中还建立了档案查借阅登记、档案利用效果反馈登记和顾客满意度调查等制度,及时了解档案利用信息需求,听取师生们的建议和意见,以便更好地改进档案服务工作。

档案编研

建馆以后,档案馆围绕学校中心工作,充分利用馆藏资源,开拓创新服务领域,从服务学校中心工作角度出发,深入开发信息资源,编辑了20多本编研材料。汇编了《华东地质学院档案工作制度汇编》《东华理工学院档案管理规章制度汇编》《东华理工学院大事记》《东华理工学院基础数字统计汇总》《东华理工学院2002年年鉴》《东华理工大学年鉴》(2005-2014年)、《东华理工大学全宗指南》和《铸就辉煌五十载》,还汇编了《东华理工大学毕业生名录》(1957届至2010届)(共四册)、抗洪救灾灾民安置实录专题编研资料―《洪水无情,大爱无疆》和《档案利用典型实例选编》等编研材料。

档案信息化建设

学校是全省高校档案信息化建设起步较早的单位之一。2002年,学校档案管理就开始使用网络版档案软件系统,经过几年的努力,在全省高校最早建立了馆藏案卷和卷内文件目录数据库、归档文件目录数据库。至2014年年底,综合档案案卷级目录数和文件级目录数近9万条。2006年,根据学校干部人事档案管理实际,档案馆研发了干部人事档案管理软件,并成功投入使用,经过专职档案人员的努力至今录入了11万多条信息,实现了干部、工人人事档案计算机编目、检索、统计和查询,在此基础上建立了全校干部、工人人事档案基本信息数据库。

2004年,建立了档案信息网站,档案馆在实践中不断对档案网站进行改版,开辟档案信息栏目,利用网站积极宣传档案的政策法规,指导档案工作业务。同时,努力开发档案信息资源,及时更新网站各栏目的信息查询内容,在网上提供了学籍、研究生论文、科研项目、职称评审、毕业生集体照等档案信息利用查询。还较完整地收集和整理出了1957届至2010届本专科、研究生毕业生学籍信息资料即《东华理工大学毕业生名录》并且将全套毕业生学籍信息资料电子档上传在网站上,为广大师生员工及校友提供了便捷的查询服务。

2008年,档案馆采取自建模式开始数字化工作,在完成正常归档工作之余,对馆藏利用价值较高的档案由近及远进行数字化,还建立了全文数据库。至2014年底,查找利用价值高的馆藏所有党群类、行政类档案,外事、出版、基建、财会及2000年以来的科研等综合管理文件,1998年以来的毕业生学籍等基本实现数字化,扫描的PDF图像文件上传到档案软件管理系统中,可进行计算机全文检索利用,做到了档案数字化和数字化档案利用同步进行。