关于做好2016年各类档案收集、整理及归档工作的通知
发布人:余国辉  发布时间:2017-03-01   浏览次数:10

各处级单位:

2016年各类档案收集整理工作即将开始,请各单位兼职档案员按照相关规定和要求认真做好2016年本部门档案(含电子档)材料的收集、整理及归档工作,具体要求如下:

1.请各单位兼职档案员严格按《东华理工大学各部门档案归档范围和保管期限表》(见附件1)要求,将本部门的档案材料逐项收集齐全,并按分类号排列,然后将目录及电子档录入南大之星档案软件系统中,形成归档文件目录即归档文件移交清单(见附件2)或案卷目录即案卷移交清单(见附件3)。

2.如果档案材料少的单位可直接填写《归档文件移交清单》(见附件2)或《案卷移交清单》(见附件3),文件材料电子稿直接发给档案馆相关联系人。

3.学校或本单位形成的各类文件材料属归档范围的,要求纸质档和电子档同时归档。

4.各单位收集的档案材料要求在415日以前移交。为了确保归档质量,在移交档案前请科技处兼职档案员将移交清单电子稿发给王海宁,教务处、招生就业处、研究生院兼职档案员将移交清单电子稿发给江红菊,计划财务处、基建处、国际合作交流处、期刊社兼职档案员将移交清单电子稿发给罗秋红,其它单位兼职档案员将移交清单电子稿发给王海宁。人事类档案材料请相关单位兼职档案员根据《东华理工大学各部门档案归档范围和保管期限表》(见附件1)将移交清单电子稿发给聂晶。经双方确认无误后办理移交档案手续,移交时须提交移交清单一式两份交接双方签字、盖章后各保存一份备查。

5.请各单位认真做好2016年各类档案收集整理工作,并按规定时间归档。如在收集和录入中有什么问题,请与档案馆联系(内线电话:#38305)

附件:1.东华理工大学各部门档案归档范围和保管期限表

2.归档文件移交清单

        3.案卷移交清单

档案馆

             2017224

附件1.东华理工大学各部门档案归档范围和保管期限.doc附件2.归档文件移交清单.doc附件3.案卷移交清单.doc