关于做好2018届毕业生学籍档案收集整理工作的通知
发布人:余国辉  发布时间:2018-06-07   浏览次数:10

2018届毕业生学籍档案收集整理工作已开始,请各学院兼职档案员按归档要求,认真做好相关档案的收集整理工作,并于9月底前移交档案馆。

一、学生成绩表整理归档要求:

1.毕业生成绩表采用左侧装订,打印前请考虑左边应留装订位置。成绩表上的“该生各科学业成绩及格,准予毕业”“授予学士学位”盖章尽量远离装订处,以免字样被装订。

2.毕业生成绩表经教务处审核盖章后,统一按专业、分班级、按学号从小到大排列好(留级生的成绩放在本班后面),相同专业的每两个班组为一卷;只有一个班则单独组为一卷;如该专业有3个班,前2个班为一卷,第3个班单独成一卷。

3.页码的编写(一律使用黑色水笔):在组成的每一卷中均从“1”开始按流水号编写页码;有文字的编为一页,空白页不编号;单面的在右下角编写页码;双面的正面(第一、二学年所在页为正面)在右下角编写页码,背面在左下角编写页码。

4.学院移交成绩表时须提交《学生成绩表移交清单》(见附件1)一式两份,签字盖章后双方各存一份。同时须将《学生成绩表移交清单》的电子档,统一发给江红菊老师,要求电子档中学生名单的排列顺序与纸质材料一致。

二、学生信息卡(20142018届)归档整理要求:

1.组卷:学生卡片按每个自然班组为一卷。

2.页码的编写(一律使用黑色水笔): 按学号顺序从小到大排列。从“1”开始按流水号编写页码,正反面编号。正面(有照片的为正面)在右下角编写页码,背面在左下角编写页码。

3.填写《学生信息卡移交清单》(见附件2)一式两份,签字盖章后双方各存一份。同时须将《学生信息卡移交清单》的电子档,统一发给江红菊老师,要求电子档中学生名单的排列顺序与纸质材料一致。

三、毕业生集体照整理归档要求:

1.毕业生集体照归档包括纸质照片(含电子版)、文字说明两部分。每张纸质照片正面上方应题写学院(系)名称、届、专业、班级毕业留念字样及摄制时间;文字说明是指每张纸质照片背面应附座位对应的师生名单(领导和老师请注明现任职务)。

2.请将文字说明打印塑封于纸质照片背面。

3.填写《照片移交清单》(见附件3)一式两份,签字盖章后双方各存一份。

  

  

档案馆

201867

  

附表1、2、3.doc