关于做好2021年各类档案收集、整理及归档工作的通知

发布人：余国辉发布时间：2022-02-24 浏览次数:1942

各处级单位：

2021年各类档案收集整理工作即将开始，请各部门兼职档案员按照相关规定和要求认真做好2021年本部门档案（含电子稿）材料的收集、整理及归档工作，具体要求如下：

1.各部门兼职档案员按照《东华理工大学各部门档案归档范围和保管期限表》（见附件1）要求，将本部门的档案材料逐项收集齐全，并按分类号排列，然后将文件材料目录录入到南大之星档案软件系统中，形成归档文件目录即归档文件移交清单（见附件2）或案卷目录即案卷移交清单（见附件3）；文件材料电子稿直接发给档案馆相关联系人OA邮箱。

2.如果档案材料少的部门可直接填写《归档文件移交清单》（见附件2）或《案卷移交清单》（见附件3），文件材料电子稿直接发给档案馆相关联系人OA邮箱。

3.各部门承办的但以学校名义下发的文件将由党办校办归档，承办部门不需归档；各部门直接接收的外来单位来文（如果是党办校办转发的复印件或电子稿均由党办校办归档），有保存和利用价值的文件材料须原件归档，本部门留存复印件。

4.各部门移交归档材料前须检查文件材料拟文、行文及盖章是否符合规范；无查考利用价值的事务性、临时性文件材料不需要归档，可作为部门参考资料。

5.凡各类归档材料均须原件。确需复印件归档的，必须加盖归档单位公章，并注明经办人和复制时间。证书和证件等特殊情况需用复印件存入个人人事档案的，必须加盖材料制作单位公章或组织人事部门公章，并注明经办人和复制时间。

6.各部门归档材料（含电子稿）请于4月15日之前按照下表要求移交给档案馆相关联系人，同时提交移交清单纸质稿（电子稿发至联系人OA邮箱）一式两份，交接双方签字、盖章后各保存一份备查。

序号	各单位归档材料	档案馆联系人	备注
1	教务处、招生就业处、学科建设办公室（研究生院）形成的档案材料	江红菊	1.各单位归档范围详见《各部门档案归档范围和保管期限表》（附件1）； 2.设备项目（10万以上）档案由资产与实验室管理处和设备使用单位按照归档范围填写《仪器设备项目文件材料移交清单》（附件4）； 3.声像（照片、音视频、光盘）档案填写《声像档案移交清单》（附件5）； 4.实物档案填写《实物档案移交清单》（附件6）； 5.人事类档案填写《人事档案材料移交清单》（附件7）。
2	计划财务处、基建处、国际合作与交流处、期刊社形成的档案材料	吴芳
3	科研与科技开发处（国防科技学院）、资产与实验室管理处（设备）形成的档案材料	王菊梅
4	上述所列单位之外的其他处级单位形成的档案材料	余国辉
5	各单位有保存价值的声像（照片、音视频、光盘）档案和实物档案材料	余国辉
6	组织部、人事处、纪委、审计处、研究生院、科研与科技开发处、国际合作与交流处、统战部、工会等单位形成的人事类档案材料	聂晶