关于做好2023届毕业生学籍和照片档案收集整理工作的通知

发布人：周晖发布时间：2023-05-30 浏览次数:333

各学院：

2023届毕业生学籍档案收集整理工作已开始，请各学院兼职档案员按照整理归档要求，认真做好毕业生成绩单、学籍卡、学生信息卡及毕业生集体照等档案的收集整理工作，并于9月底前移交档案馆。有关要求具体如下：

一、毕业生成绩单整理归档要求

1.组卷：毕业生成绩单经教务处审核盖章后，统一按专业、分班级、按学号从小到大排列好（延期毕业的学生成绩放在本班后面），按每个自然班组为一卷。

2.编页：在组成的每一卷中均从“1”开始按流水号编写页码；有文字的页面编写页码，空白页不编页码；单面的在右下角编写页码；双面的正面（第一、二学年所在页为正面）在右下角编写页码，背面在左下角编写页码。一律使用黑色水笔编页。成绩单为多页的，必须正反面打印。

3.装订：档案馆需在左侧装订毕业生成绩单，则学院打印成绩时应在左边留好装订位置。成绩单上的“该生各科学业成绩及格，准予毕业”“授予学士学位”盖章应清晰，且尽量远离装订处，以免字样被装订。

4.移交：学院移交成绩单时需提交《毕业生成绩单移交清单》（见附件1）一式两份，签字盖章后双方各存一份。同时需将《毕业生成绩单移交清单》的电子稿发给档案馆江红菊老师OA邮箱，要求电子稿中学生名单的排列顺序与纸质材料一致。

5.其他：成绩单中的毕业时间要填写，电子照片打印应清晰；毕业生辅修专业的成绩须归档。

二、学籍卡整理归档要求

1.学籍卡组卷、编页、装订参照上述毕业生成绩单整理归档要求。

2.学籍卡须盖学院和教务处的公章，还须盖“该生各科学业成绩及格，准予毕业”“授予学士学位”章。学籍卡中的内容，反映学生基本信息、学习简历、学籍变动、奖惩情况和毕业证、学位证等信息，要求填写完整、准确，且电子照片打印须清晰。

3.移交：学院移交学籍卡时需提交《学籍卡移交清单》（见附件2）一式两份，签字盖章后双方各存一份。同时需将《学籍卡移交清单》的电子稿发给档案馆江红菊老师OA邮箱，要求电子稿中学生名单的排列顺序与纸质材料一致。

三、学生信息卡（2019级/2023届）整理归档要求

1.组卷：学生卡片按每个自然班组为一卷，按学号顺序从小到大排列。

2.编页：每一卷从“1”开始按流水号编写页码，正反面编号，正面（有照片的为正面）在右下角编写页码，背面在左下角编写页码。一律使用黑色水笔编页。

3.移交：学院移交学生信息卡时需提交《学生信息卡移交清单》（见附件3）一式两份，签字盖章后双方各存一份。同时需将《学生信息卡移交清单》的电子稿发给档案馆江红菊老师OA邮箱，要求电子稿中学生名单的排列顺序与纸质材料一致。

4.学生照片：一律用胶水粘贴，不宜使用双面胶。

5.归档要求：按届移交，于当年的9月底之前与成绩单、学籍卡一并移交。

四、毕业生集体照整理归档要求

1.毕业生集体照归档包括纸质照片（含电子版）、文字说明两部分。

（1）每张纸质照片正面上方应题写学院（系）名称、届、专业、班级毕业留念字样及摄制时间；

（2）文字说明是指每张纸质照片背面应附座位对应的师生名单（领导和老师请注明现任职务），要求将文字说明打印塑封于纸质照片背面。

2.归档范围：毕业生以学院、专业、班级为单位拍摄的合影照片；建议归档照片大小不超过A3幅面。

3.要求毕业照的纸质版与电子版同时归档。

4.填写并提交《毕业生集体照移交清单》（见附件4）一式两份，签字盖章后双方各存一份。

备注：2019级（2019年入学）所有退学、开除学籍学生的成绩单、学籍卡、学生卡片需归档，并加盖退学、开除学籍章。

东华理工大学档案馆

2023年5月29日