档案馆概况
   
 
档案馆简介


档案馆概况

 

1956年建校以后,学校档案工作由校长办公室文秘人员负责;19841月成立了档案室(科级机构),管理文书档案和科技档案,档案室隶属于校长办公室领导;20039月成立档案馆,它既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用学校档案服务的基地和信息中心。档案馆现设综合档案科、人事档案科。综合档案科负责全校党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像和实物类等档案的管理,人事档案科负责全校人事档案的管理。

奖励表彰

1996年学校档案工作通过核工业总公司办公厅档案工作目标管理达标考评。199812月学校被授予部级档案管理单位。200512月经省档案局和省教育厅联合组成的考评组验收,学校以97.5分的好成绩顺利晋升为科技事业单位档案管理国家二级单位。20071月干部人事档案管理顺利通过了国家一级单位的考评。2006年被省教育厅评为全省高校档案工作先进集体,2008年学校先后被省教育厅、省档案局评为全省档案工作优秀集体、全省高校档案工作评估先进集体,2009201220162018年分别被评为全省高校档案工作先进集体。2008年被评为学校“三育人”先进集体,20182020年连续3年被评为学校综治(平安建设)先进集体。

队伍建设

学校调整了档案工作委员会组成人员,分管档案工作副校长任主任委员,各二级单位负责人任委员。委员会下设办公室,挂靠档案馆,档案馆馆长兼任办公室主任。档案馆现有专职人员7人,其中高级职称2人,中级职称3人,获硕士学位3人,1人被评为江西省首届档案专家。各二级单位确定了档案工作负责人,配备了兼职档案员60名,并明确了二级单位档案负责人和兼职档案员的工作职责,建立了一支比较稳定的专兼职人员相结合的档案人员队伍,形成了一个职责明确的档案网络管理体制,为档案安全管理提供了组织保障。

硬件设备

档案馆现有面积675平方米,设置办公用房、阅览整理用房和档案库房等。新档案馆正在规划建设中,新档案馆使用面积初步规划为3000余平方米。

档案馆库安装了防盗门窗、避光窗帘,配有空调、温湿度表及消防设施等。为进一步加强物防体系建设,在档案馆库安装了视频监控系统,并纳入学校安防平台统一管理。库房干净整洁,防火、防光、防尘、防虫霉、防盗、防高温、防潮等防护措施基本到位。档案馆配置了计算机、刻录机、高速扫描仪、复印机、照相机、防磁柜、服务器、传真机、投影仪等设备,能满足档案管理和信息化的需要。

档案管理

档案馆不断健全制度,加强内部管理,尤其注重在强炼内功、塑造形象、丰富馆藏、做好服务上下功夫,加大了对档案业务的规范管理。2015年重新修订和编印了新的档案管理制度汇编。2020年,根据新修订档案法等有关法律、法规结合工作实际,汇编了新的《档案管理规章制度汇编》2020版)。在档案管理中,严格执行档案接收、整理、保管、利用、数字化等各项工作制度,并将政治标准贯穿于档案工作各环节、各方面,形成依法治档、有章可循、按章办事的档案规范管理体制,不断提升学校档案治理能力和水平。

此外,还创新开展档案管理工作:一是增设人物档案。制定《东华理工大学人物档案管理办法(暂行)》,完成了第一批人物档案整理归档试点工作。二是规范公章档案管理对学校各类公章严格按学校发展历史时期进行清理和鉴别,按党群、行政两大类按件进行排列、编号、录入及装盒三是规范整理全宗卷档案。按照全宗介绍、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、新技术应用等八类整理学校全宗卷,并编制全宗卷目录检索工具

档案资源

多措并举抓实档案资源建设,在档案的收集和归档中,坚持“以我为主”的原则,每年都能定期将学校两地多校区各单位形成的档案资料收集齐全,按规范整理归档。1956年至1985年学校综合类档案按年度分文书类、科技类两类;1986年至今综合类档案是按年度分问题(实体分类法)进行分类。2001年文书档案采取了改卷立件方法,实行以件为保管单位,其它类档案仍实行立卷管理。目前学校馆藏档案5万余卷,共有东华理工大学、抚州师范专科学校、江西省国防科技工业学校3个全宗,包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物、人物及人事等类别。

档案利用

学校档案馆在依法治档、严格管理的同时,本着“服务学校中心工作”的理念,不断开发资源,拓展服务功能,在完善现场查档、电话查档和网络查档的基础上,创新开通远程服务利用项目,利用者通过线上提供查档需求,档案馆线上发送或线下寄送档案,实现查档“零跑腿”。充分挖掘档案信息资源,不仅在网上提供档案信息查询,还通过信函、电话、Email等途径积极主动为学校各项工作和师生及广大校友等提供档案利用服务。2015年以来,提供各类档案查阅利用达2万余卷和2.4万余件,为学校工作查考、编史、学术研究、科研项目申报、基本建设、申报博士单位、对外宣传、职称评定、房产纠纷、社保医保、各类评估检查、法律诉讼、巡视、审计、干部选拔、毕业生就业、考研、出国及学历认证等提供了大量的凭证和依据材料,充分发挥了档案留凭、存史、资政、育人的独特作用。在档案管理的日常工作中还建立了档案查借阅登记、档案利用效果反馈登记和顾客满意度调查等制度,及时了解档案利用信息需求,听取师生们的建议和意见,以更好地改进档案服务工作。

档案编研

建馆以后,档案馆围绕学校中心工作,充分利用馆藏资源,开拓创新服务领域,从服务学校中心工作角度出发,深入开发信息资源,编辑了30多本编研材料。汇编了《华东地质学院档案工作制度汇编》《东华理工学院档案管理规章制度汇编》《东华理工学院大事记》《东华理工学院基础数字统计汇总》《东华理工学院2002年年鉴》《东华理工大学年鉴》(2005-2020年)、《东华理工大学全宗指南》,还汇编了《东华理工大学毕业生名录》(1957届至2010届)(共四册)、抗洪救灾灾民安置实录专题编研资料《洪水无情,大爱无疆》《东华理工大学档案管理制度汇编》(2020版)《东华理工大学60年大事记》《东华理工大学档案利用典型实例选编(2004-2017)》《东华理工大学档案全宗介绍(1956-2020年)》《东华理工大学同心抗疫实录(2020年卷)等30多本编研材料。

档案信息化

档案馆坚持“统筹规划、分步实施”的原则,本着“当年先扫描,由近及远逐步推进,保存和利用价值高的永久和长期档案及民生档案优先扫描”的原则,采取自行扫描为主、外包为辅方式大力推进档案数字化。目前已完成了建校以来的具有保存和利用价值的永久和长期所有文书、外事、基建(含师专基建)、教学(含师专教学)档案,科研、财会、出版、设备等档案综合管理性文件的数字化工作,做到扫描、上传、利用“三同步”,并可进行计算机全文检索利用。近几年提供文书、学籍等数字化档案的利用率达92%,大大推进档案服务提质增效。

此外,还加强干部人事档案信息化工作,2006年使用了学校研发的干部人事档案管理软件管理教职工人事档案,2018年使用了干部档案管理信息系统(网络版)管理教职工人事档案,录入了13万多条人事档案目录信息,加强了目录数据库建设,做到干部人事档案计算机编目、检索和查询,进一步强化了干部人事档案规范化和信息化管理,为今后实施人事档案数字化奠定基础。