学籍档案和毕业照整理要求

一、学籍档案

指学生在校就读所录入的个人信息，包括姓名、家庭住址、身份证号等基本个人信息，以及学号、入学时间和学籍情况等学校相关信息。是教学档案和学生档案（个人档案）主要组成部分。

（一）毕业生成绩单整理归档要求

1.组卷：毕业生成绩单经教务处审核盖章后，统一按专业、分班级、按学号从小到大排列好（延期毕业的学生成绩放在本班后面），按每个自然班组为一卷。

2.编页：在组成的每一卷中均从“1”开始按流水号编写页码；有文字的页面编写页码，空白页不编页码；单面的在右下角编写页码；双面的正面（第一、二学年所在页为正面）在右下角编写页码，背面在左下角编写页码。一律使用黑色水笔编页。成绩单为多页的，必须正反面打印。

3.装订：档案馆需在左侧装订毕业生成绩单，为此要求学院打印成绩时应在左边留好装订位置。成绩单上的“该生各科学业成绩及格，准予毕业”“授予学士学位”盖章要清晰，且尽量远离装订处，以免字样被装订。

4.移交：学院移交成绩单时需提交《毕业生成绩单移交清单》（见网站下载专区）一式两份，签字盖章后双方各存一份。同时需提交电子稿，要求电子稿中学生名单的排列顺序与纸质材料一致。

（二）学籍卡整理归档要求

1.学籍卡组卷、编页、装订参照上述毕业生成绩单整理归档要求。

2. 学籍卡必须盖学院和教务处的公章，必须盖“该生各科学业成绩及格，准予毕业”“授予学士学位”章。学籍卡中的内容，反映学生基本信息、学习简历、读书期间的学籍变动和奖惩情况，毕业证、学位证等信息，是由学院学工口、教务口的老师填写的，要求完整、准确。照片打印要清晰。

3.移交：学院移交学籍卡时需提交《学籍卡移交清单》（见网站下载专区）一式两份，签字盖章后双方各存一份。同时需提交电子稿，要求电子稿中学生名单的排列顺序与纸质材料一致。

(三）学生信息卡整理要求

学生信息卡：是由学工处组织的学生入校时填写的相关信息，主要包含学生基本信息、学习简历、父母联系方式和家庭地址等信息。

1.组卷：学生卡片按每个自然班组为一卷，按学号顺序从小到大排列。

2.编页：每一卷从“1”开始按流水号编写页码，正反面编号，正面（有照片的为正面）在右下角编写页码，背面在左下角编写页码。一律使用黑色水笔编页。

3.移交：学院移交学生信息卡时需提交《学生信息卡移交清单》（与学生成绩表和学籍卡移交清单格式相同）一式两份，签字盖章后双方各存一份。同时需提交电子稿，要求电子稿中学生名单的排列顺序与纸质材料一致。

4.学生照片：一律用胶水粘贴，不宜使用双面胶。

5.归档要求：按届移交，在当年的9月底之前与成绩单、学籍卡一并移交。

二、毕业生集体照归档要求

1.毕业生集体照归档包括纸质照片（含电子版）、文字说明两部分。

（1）每张纸质照片正面上方应题写学院（系）名称、届、专业、班级毕业留念字样及摄制时间；

（2）文字说明是指每张纸质照片背面应附座位对应的师生名单（领导和老师请注明现任职务），要求将文字说明打印塑封于纸质照片背面。

2.归档范围：毕业生以学院、专业、班级为单位拍摄的合影照片。

3.要求毕业照的纸质版与电子版同时归档。

4.归档尺寸：建议归档照片大小不超过A3幅面。

5.填写并提交《毕业生集体照移交清单》（见网站下载专区）一式两份，签字盖章后双方各存一份。于当年的9月底，随毕业生成绩一起移交。