关于做好新冠肺炎疫情防控专题档案收集归档的通知
发布人:余国辉  发布时间:2020-03-09   浏览次数:536

各处级单位:

新冠肺炎疫情发生以来,学校党委、行政始终将疫情防控摆在头等重要工作位置,深入贯彻落实党中央、国务院、省委省政府重要指示精神,严格按照省委教育工委、省教育厅相关工作部署,全力以赴对疫情防控工作从严从紧抓好落实,全校各部门和广大师生上下联动,同舟共济,有力有序有效地开展了一系列防控工作。在防控过程中形成了大量文件材料,是学校抗击新冠肺炎疫情的真实记录,收集管理好这些资料,对今后工作查考研究和经验借鉴具有重要意义。根据《江西省省委、省政府办公厅关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的通知》文件精神,现就我校新冠肺炎疫情防控专题档案收集归档工作通知如下:

一、归档范围

凡是在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存价值的各门类和载体的记录(包括纸质文件材料、声像文件材料、电子文件材料和实物等),都应当纳入收集归档范围,具体包括:

1.上级有关部门下发的有关新冠肺炎疫情防控工作要求的文件、通知等;

2.学校在新冠肺炎疫情防控工作中制定的相关文件、通知、要求等;

3.学校召开的专门会议形成的文件材料及领导的重要批示、指示和讲话等;

4.学校及各单位成立新冠肺炎疫情防控工作领导机构、建立协调机制相关文件材料等;

5.学校及各单位新冠肺炎疫情处置工作领导机构召开的各类重要会议的通知、方案、议程、决议、纪要、录音、录像、照片等;

6.学校在新冠肺炎疫情防控工作过程中生成的各种工作方案、预案、统计报表、动态数据、工作报告、工作总结等;

7.学校组织医药用品、相关物资保障、生活保障及捐赠等工作形成的文件材料;

8.学校及各单位关于新冠肺炎疫情防控工作的各类宣传和表彰材料;

9.教务处、研究生院和各教学单位在做好疫情防控工作相关的线上线下教学安排工作形成的文件材料;

10.其他与新冠肺炎疫情防控工作有关的具有保存价值的资料。

二、归档要求

1.高度重视,明确责任。学校新型冠状病毒肺炎疫情防控办和各有关单位要高度重视,切实加强领导,明确责任,指定专人,及时收集疫情防控工作中形成的文件材料,包括文字、电子文件、图表、照片、音视频及实物等,做到疫情防控文件材料收集与疫情防控工作同步进行,确保疫情防控文件材料收集及时有效、应收尽收,并按要求向学校档案馆移交归档。

2.主动服务,加强指导。档案馆负责新冠肺炎疫情防控专题档案存档的指导工作,利用线上线下、远程实地相结合的方式,根据疫情防控的不同阶段把握工作重点、加强分类指导。当前,主要通过线上为主、线下为辅的方式指导各单位做好疫情防控专题档案的收集工作,确保应收尽收;疫情结束后,主要通过线下、现场方式指导各单位做好疫情防控专题档案的归档和移交工作。

三、归档时间

鉴于疫情防控工作将一直处于常态化管理,为确保疫情防控档案收集归档的及时性和完整性,请学校疫情防控办和各单位将从疫情防控开始至今产生的所有材料(包括纸质文件材料、声像文件材料、电子文件材料和实物等)于6月底移交档案馆归档,同时提交《归档文件移交清单》(见附件1)和《照片移交清单》(见附件2)电子稿和纸质稿一式两份,交接双方签字、盖章后各保存一份备查。之后产生的疫情防控材料请及时收集整理待移交归档。

联系方式:0794-8258305(内线:#38305)

联系人:综合档案科 余国辉

联系地址:抚州学府校区档案馆

附件:1.归档文件移交清单

2.照片移交清单

                               东华理工大学档案馆

                                202036

归档文件移交清单.doc

照片移交清单.doc