关于做好2019年各类档案收集、整理及归档工作的通知
发布人:余国辉  发布时间:2020-04-01   浏览次数:10

各处级单位:

2019年各类档案收集整理工作即将开始,请各单位兼职档案员按照相关规定和要求认真做好2019年本部门档案(含电子档)材料的收集、整理及归档工作,具体要求如下:

1.请各单位兼职档案员按照《东华理工大学各部门档案归档范围和保管期限表》(见附件1)要求,将本部门的档案材料逐项收集齐全,并按分类号排列,然后将目录及电子档录入南大之星档案软件系统中,形成归档文件目录即归档文件移交清单(见附件2)或案卷目录即案卷移交清单(见附件3)。

 2.如果档案材料少的单位可直接填写《归档文件移交清单》(见附件2)或《案卷移交清单》(见附件3),文件材料电子稿直接发给档案馆相关联系人OA邮箱。

3.学校或本单位形成的各类文件材料属归档范围的,要求纸质档和电子稿同时归档。

4.凡各类归档材料均须原件。确需复印件归档的,必须加盖归档单位公章,并注明经办人和复制时间。证书和证件等特殊情况需用复印件存入个人人事档案的,必须加盖材料制作单位公章或组织人事部门公章,并注明经办人和复制时间。

5.鉴于目前还处于疫情防控时期,请各单位先将归档材料电子稿和移交清单电子稿于4月底之前按照下表移交给档案馆相关联系人OA邮箱,实体文件材料待疫情结束后移交,同时提交移交清单纸质稿(须与电子稿一致)一式两份交接双方签字、盖章后各保存一份备查。

序号

归档单位(档案)

档案馆

联系人

备注

1

教务处、招生就业处、研究生院

江红菊

1.各单位归档范围详见《各部门档案归档范围和保管期限表》(附件1)。

2.设备项目(10万以上)档案由资产处和设备使用单位按照归档范围填写《仪器设备项目文件材料移交清单》(附件4

3.照片档案填写《照片移交清单》(附件5)。

2

计划财务处、基建处、国际合作交流处、期刊社

罗秋红

3

资产管理处(设备)、科技处

王菊梅

4

上述所列单位之外的其他单位

余国辉

5

各单位有保存价值的声像档案(照片、光盘)和实物档案

余国辉

6

组织部、人事处、纪委、审计处、研究生院、科技处、国际合作交流处、统战部、工会等单位形成的人事类档案材料

 

 

如在收集和录入中有什么问题,请与档案馆联系(内线电话:#38305)

 

附件:1.东华理工大学各部门档案归档范围和保管期限表

2.归档文件移交清单

3.案卷移交清单

4.仪器设备项目文件材料移交清单

5.照片移交清单

 

 

          东华理工大学档案馆

                               2020326

附件1.东华理工大学各部门档案归档范围和保管期限.doc

附件2.归档文件移交清单.doc

附件3.案卷移交清单.doc

附件4.仪器设备项目文件材料移交清单.doc

附件5.照片移交清单.docx