各处级单位：
2019年各类档案收集整理工作即将开始，请各单位兼职档案员按照相关规定和要求认真做好2019年本部门档案（含电子档）材料的收集、整理及归档工作，具体要求如下：
1.请各单位兼职档案员按照《东华理工大学各部门档案归档范围和保管期限表》（见附件1）要求，将本部门的档案材料逐项收集齐全，并按分类号排列，然后将目录及电子档录入南大之星档案软件系统中，形成归档文件目录即归档文件移交清单（见附件2）或案卷目录即案卷移交清单（见附件3）。
2.如果档案材料少的单位可直接填写《归档文件移交清单》（见附件2）或《案卷移交清单》（见附件3），文件材料电子稿直接发给档案馆相关联系人OA邮箱。
3.学校或本单位形成的各类文件材料属归档范围的，要求纸质档和电子稿同时归档。
4.凡各类归档材料均须原件。确需复印件归档的，必须加盖归档单位公章，并注明经办人和复制时间。证书和证件等特殊情况需用复印件存入个人人事档案的，必须加盖材料制作单位公章或组织人事部门公章，并注明经办人和复制时间。
5.鉴于目前还处于疫情防控时期，请各单位先将归档材料电子稿和移交清单电子稿于4月底之前按照下表移交给档案馆相关联系人OA邮箱，实体文件材料待疫情结束后移交，同时提交移交清单纸质稿（须与电子稿一致）一式两份，交接双方签字、盖章后各保存一份备查。
序号 | 归档单位(档案) | 档案馆 联系人 | 备注 |
1 | 教务处、招生就业处、研究生院 | 江红菊 | 1.各单位归档范围详见《各部门档案归档范围和保管期限表》（附件1）。 2.设备项目（10万以上）档案由资产处和设备使用单位按照归档范围填写《仪器设备项目文件材料移交清单》（附件4）。 3.照片档案填写《照片移交清单》（附件5）。 |
2 | 计划财务处、基建处、国际合作交流处、期刊社 | 罗秋红 | |
3 | 资产管理处（设备）、科技处 | 王菊梅 | |
4 | 上述所列单位之外的其他单位 | 余国辉 | |
5 | 各单位有保存价值的声像档案（照片、光盘）和实物档案 | 余国辉 | |
6 | 组织部、人事处、纪委、审计处、研究生院、科技处、国际合作交流处、统战部、工会等单位形成的人事类档案材料 | 聂 晶 |
如在收集和录入中有什么问题，请与档案馆联系(内线电话：#38305)。
附件：1.东华理工大学各部门档案归档范围和保管期限表
2.归档文件移交清单
3.案卷移交清单
4.仪器设备项目文件材料移交清单
5.照片移交清单
东华理工大学档案馆
2020年3月26日
