关于做好2023年各类档案收集、整理及归档工作的通知

发布者：周晖发布时间：2024-03-13浏览次数：763

各处级单位：

为进一步做好2023年各类档案材料（含电子稿）收集、整理及归档工作，做到应归尽归、应收尽收，同时确保归档材料的准确性和完整性，现将有关收集归档工作通知如下：

一、归档文件材料要求

1.各部门兼职档案员按照《各部门档案归档范围和保管期限表》（见附件1）要求，将本部门的文件材料逐项收集齐全。

2.本部门制发的文件应原件归档；本部门承办的但以学校名义下发的文件将由党办校办归档，承办部门不需归档；本部门直接接收的外来单位来文（如果是党办校办转发的复印件或电子稿均由党办校办归档），有保存和利用价值的文件材料须原件归档，本部门留存复印件。

3.各部门移交归档材料前须检查文件材料拟文、行文及盖章是否符合规范，字迹是否有模糊不清的现象；无查考利用价值的事务性、临时性文件材料不需要归档，可作为部门参考资料。

4.凡各类归档材料均须原件。确需复印件归档的，必须加盖归档单位公章，并注明经办人和复制时间。证书和证件等特殊情况需用复印件存入个人人事档案的，必须加盖材料制作单位公章或组织人事部门公章，并注明经办人和复制时间。

二、归档时间和移交手续

1.各部门兼职档案员按照《东华理工大学各部门档案归档范围和保管期限表》（见附件1）要求，将本部门的文件材料收集齐全后，填写《归档文件移交清单》（见附件2）或《案卷移交清单》（见附件3）。

2.科研档案仍按分类号排列，并将文件材料目录按照要求录入档案软件系统，形成案卷目录（即案卷移交清单）（见附件3）；基建、设备、声像、实物、人事等专项档案分别填写相应移交清单（见附件4-8）。

3.各部门归档材料（含电子稿）请于4月15日之前按照《各单位归档材料对应联系人一览表》要求移交给档案馆相关联系人，同时提交移交清单纸质稿（电子稿发至联系人OA邮箱）一式两份，交接双方签字、盖章后各保存一份备查。

各部门归档材料对应联系人一览表

序号	各部门归档材料	档案馆联系人
1	教务处、招生就业处、党委研究生工作部 (研究生院)形成的档案材料	江红菊
2	计划财务处、基建处、国际合作与交流处、期刊社形成的档案材料	吴芳
3	科研与科技开发处（国防科技学院）、资产与实验室管理处、招标采购中心形成的档案材料	王菊梅
4	上述所列单位之外的其他处级单位形成的档案材料和实物档案材料	周晖
5	各单位有保存价值的声像（照片、音视频、光盘）档案	张文华
6	组织部、人事处、纪委、审计处、研究生院、科研与科技开发处、国际合作与交流处、统战部、工会等单位形成的人事类档案材料	聂晶

如在收集和录入中有什么问题，请与档案馆联系(内线电话：#38305)。

东华理工大学档案馆

2024年3月11日