关于做好2023年各类档案收集、整理及归档工作的通知

发布者:周晖发布时间:2024-03-13浏览次数:763

各处级单位:

为进一步做好2023年各类档案材料(含电子稿)收集、整理及归档工作,做到应归尽归、应收尽收,同时确保归档材料的准确性和完整性,现将有关收集归档工作通知如下:

 一、归档文件材料要求

1.各部门兼职档案员按照《各部门档案归档范围和保管期限表》(见附件1)要求,将本部门的文件材料逐项收集齐全。

2.本部门制发的文件应原件归档;本部门承办的但以学校名义下发的文件将由党办校办归档,承办部门不需归档;本部门直接接收的外来单位来文(如果是党办校办转发的复印件或电子稿均由党办校办归档),有保存和利用价值的文件材料须原件归档,本部门留存复印件。

3.各部门移交归档材料前须检查文件材料拟文、行文及盖章是否符合规范,字迹是否有模糊不清的现象;无查考利用价值的事务性、临时性文件材料不需要归档,可作为部门参考资料。

4.凡各类归档材料均须原件。确需复印件归档的,必须加盖归档单位公章,并注明经办人和复制时间。证书和证件等特殊情况需用复印件存入个人人事档案的,必须加盖材料制作单位公章或组织人事部门公章,并注明经办人和复制时间。

二、归档时间和移交手续

1.各部门兼职档案员按照《东华理工大学各部门档案归档范围和保管期限表》(见附件1)要求,将本部门的文件材料收集齐全后,填写《归档文件移交清单》(见附件2)或《案卷移交清单》(见附件3)。

2.科研档案仍按分类号排列,并将文件材料目录按照要求录入档案软件系统,形成案卷目录(即案卷移交清单(见附件3;基建、设备、声像、实物、人事等专项档案分别填写相应移交清单(见附件4-8)。

3.各部门归档材料(含电子稿)请于415日之前按照《各单位归档材料对应联系人一览表》要求移交给档案馆相关联系人,同时提交移交清单纸质稿(电子稿发至联系人OA邮箱)一式两份,交接双方签字、盖章后各保存一份备查。

各部门归档材料对应联系人一览表

序号

各部门归档材料

档案馆

联系人

1

教务处、招生就业处、党委研究生工作部 (研究生院)形成的档案材料

江红菊

2

计划财务处、基建处、国际合作与交流处、期刊社形成的档案材料

 

3

科研与科技开发处(国防科技学院)、资产与实验室管理处、招标采购中心形成的档案材料

王菊梅

4

上述所列单位之外的其他处级单位形成的档案材料和实物档案材料

 

5

各单位有保存价值的声像(照片、音视频、光盘)档案

张文华

6

组织部、人事处、纪委、审计处、研究生院、科研与科技开发处、国际合作与交流处、统战部、工会等单位形成的人事类档案材料

 

    如在收集和录入中有什么问题,请与档案馆联系(内线电话:#38305)

附件:1.附件1.各部门档案归档范围和保管期限.doc

      2.附件2.归档文件移交清单.doc

      3.附件3.案卷移交清单.doc

      4.附件4.基建档案移交清单.doc

      5.附件5.仪器设备移交清单(采购文件和项目文件材料移交清单).docx

6.附件6.声像(照片、音视频、光盘)档案移交清单.docx

      7.附件7.实物档案移交清单.docx

      8.附件8.人事档案材料移交清单.doc

 

 

                                 东华理工大学档案馆

                                 2024311